Колись в робочі навички бухгалтера окрім знання проводок, класифікаторів та іншого входило настільки ж необхідне вміння діставати підпис директора без наявності самого директора. Навряд чи ваш керівник переповниться радістю, якщо ви принесете йому пачку бумажок кількістю в декілька десятків екземплярів і попросите поставити свій автограф. Навіть відомі актори не дуже люблять це діло. Вимушено чи ні починаєш задумуватись над тим, чи зможе колись ця практика відійти в минуле. А якщо може, то яким чином? Богдан Яблонський вже писав скільки коштує один первинний документ на бумажці (спойлер 21.50 грн), а еко-ініціативи залишимо поки на ваш розсуд - сьогодні про те, що воно таке.
КЕП - складне слово для звичайної людини, не прошареної в тонкостях шифрування та роботі програмних засобів. Ще важче зрозуміти інше - з високою вірогідністю сам електронний підпис на документі ви НІКОЛИ НЕ ПОБАЧИТЕ. По-перше, тому що це не картинка (яку деякі програмки домалювують для вашого внутрішнього щастя), інакше цю картинку можна було відредагувати в фотошопі чи іншому редакторі. По тій же причині друкування документу з КЕП має той же сенс як і друкування відео з ютубу. По-друге, в більшості випадків підпис вбудовується в файл, який ви підписали (хоча інколи буває у вигляді окремого файлику). По-третє, підписати можна будь -який файл, не лише картинку, чи xml документ.
То як тоді перевірити? Найпростіший спосіб, в додатку, де ви створили цей документ (зазвичай там присутня така функція). Якщо ж ви отримали файлик на електронну пошту - не хвилюйтесь, ІДД ДФС (на їх сайті) є БЕЗКОШТОВНИЙ додаток, який може перевірити наявність КЕП на файлі, а також поставити свій підпис (не забудьте тільки відправити копію контрагенту).
Є в КЕП ще одна важлива функція - відмітка часу підписання, яку так само неможливо змінити як і сам підпис. Це буває вкрай необхідно, коли дата підписання впливає на виникнення зобов'язань. Зможете дізнатись чи справді ваш клієнт підписує документи в першій годині ночі вихідного дня)
А як зберігати такі файли? Тут все обмежується лише власною фантазією. Ви можете зробити хоч 100 копій підписаного файлу і зберігати на сотні різних сховищ (якщо боїтесь, щоб якесь з них не "накрилось"), при чому кожна копія буде мати однакову вагу.
А що з податковою? Часи, коли ви могли закидати інспектора паперами і папками, щоб він серед них загубився поступово відходять в минуле. Про це свідчать останні тенденції в сфері е-аудиту та все зростаюче бажання податківців працювати в зручному офісі за комп'ютером (а не в вашій коморі без свіжого повітря і надії повернення додому).
Чому тоді не переходять? Причин багато. Проте є серед них одна дуже цікава. Зазвичай люди відмовляються від електронних документів, тому що ті, хто їх пропонує - лише один с десятка, а то і сотні контрагентів. "А я не буду заради вас робити виключення". Виходить трошки дивна ситуація коли кожен чекає щоб всі перейшли на електронний документообіг, при цьому ніхто окремо на нього переходити не хоче.
Що робити? Поступово рухатись вперед, придумувати бонуси для своїх клієнтів, зручні вам обом механізми, і коли це стане звичкою, змусити бухгалтера відправляти паперовий акт стане настільки ж складно як і зараз змусити його нести паперовий звіт в податкову